Sådan får din virksomhed en NemKonto på plads

Momsrefusionen er godkendt og sendt afsted, men der står stadig ingenting på kontoen. Som regel skyldes det ikke myndigheden, men at ingen har bedt banken om at udpege den rigtige konto.

Hvad NemKontoen egentlig er, når man driver virksomhed

En NemKonto er ikke en særlig kontotype, du skal oprette i banken. Det er en helt almindelig bankkonto, som virksomheden allerede har, og som er udpeget til at modtage penge fra det offentlige. Der er ingen særlige vilkår, ingen særskilt aftale og ingen ekstra bankprodukt bag. Den eneste forskel på NemKontoen og virksomhedens øvrige konti er, at den ene er registreret som modtagerkonto på CVR-nummeret.

Alle virksomheder i Danmark med et CVR-nummer har pligt til at have en NemKonto tilknyttet nummeret. Det er den konto, offentlige udbetalere bruger, når de skal sende penge til virksomheden, for eksempel overskydende skat, moms eller refusioner. Ordningen hører under Digitaliseringsstyrelsen.

Mange bliver i tvivl om, hvad det offentlige egentlig kan med kontoen. Svaret er kort. De kan sætte penge ind, og det er det. Offentlige udbetalere kan hverken trække penge fra kontoen, se bevægelser på den eller slå kontonummeret op. Udbetalingen sker via CVR-nummeret, ikke via kontonummeret, og det er derfor du aldrig behøver at oplyse dine kontooplysninger til den enkelte myndighed.

Kan en virksomhed så have flere NemKonti? Nej. Der er én NemKonto per CVR-nummer, og den fungerer som samlet indgang for alle offentlige udbetalinger. Du kan naturligvis have lige så mange andre konti i virksomheden, som du vil, og du kan til enhver tid udpege en anden af dem som NemKonto. Men kun én ad gangen kan bære rollen.

Trin for trin: fra ny konto til anvist NemKonto

Selve fremgangsmåden er kortere, end mange forventer. Det meste af arbejdet ligger hos banken, og du skal blot sørge for at bede om det rigtige og bagefter kontrollere, at det er slået igennem.

1. Vælg, hvilken konto der skal bære rollen. Har virksomheden allerede en erhvervskonto, kan den bruges som den er. Er virksomheden helt ny, skal du først have oprettet en konto i et dansk finansielt institut.
2. Få kontoen oprettet, hvis den ikke findes. Banken skal typisk bruge dokumentation for virksomheden og dens ejerforhold, og det er her, ventetiden ligger. Hvor lang tid det tager, varierer fra bank til bank.
3. Bed udtrykkeligt banken om at anvise kontoen som NemKonto. Det er ikke noget, der sker automatisk, fordi du har en erhvervskonto. Du skal kontakte dit finansielle institut og bede om, at netop den konto anvises som virksomhedens NemKonto.
4. Log ind på selvbetjeningsløsningen med MitID Erhverv. Som virksomhed skal du bruge MitID Erhverv. MitID Privat til Erhverv virker ikke til formålet, og det overrasker en del, der er vant til at klare alt med deres private login.
5. Kontrollér, hvilken konto der står registreret. I selvbetjeningen kan du se, hvilken konto der aktuelt er tilknyttet CVR-nummeret. Sammenhold registreringsnummer og kontonummer med det, du selv mener, der skal stå.
6. Gentag kontrollen, når noget ændrer sig. Skifter du bank, lukker en konto eller omlægger økonomien, er det værd at kigge forbi selvbetjeningen igen.

Når kontoen ligger i en udenlandsk bank

Har virksomheden ikke en dansk bankkonto, men en udenlandsk, går vejen ikke gennem banken. Så skal du i stedet udfylde og indsende en ansøgning til Digitaliseringsstyrelsen om at få den udenlandske konto anvist som NemKonto.

Det er en anden proces med andre oplysninger, og du bør regne med, at den tager længere tid end den almindelige vej gennem et dansk institut. Har du mulighed for begge dele, er en dansk konto klart den enkleste løsning.

Må din private konto bruges som virksomhedens NemKonto?

Spørgsmålet dukker op hos stort set alle, der starter en enkeltmandsvirksomhed. Du har allerede en lønkonto, forretningen er lille, og det virker unødvendigt at oprette noget nyt bare for at kunne modtage overskydende moms. Svaret er som regel nej, men ikke af den grund de fleste tror.

De fleste finansielle institutter i Danmark kræver, at en virksomhed opretter en egentlig erhvervskonto, før kontoen kan anvises som NemKonto. Det handler blandt andet om regler for hvidvask og om forsikring, som er forskellige for privatkonti og erhvervskonti. Banken skal kunne se, hvad der er virksomhedens penge, og hvad der er dine egne, og den skelnen bliver svær, hvis alt løber gennem samme konto.

Det afgørende er, hvem der bestemmer. Reglerne om NemKonto regulerer ikke selve kontotypen, kun hvilke kontoførende finansielle institutter der overhovedet kan anvises. Om en privatejet konto må bruges til erhvervsformål, afgør det enkelte institut selv. Får du et nej, er det altså din bank der siger nej, ikke ordningen.

Anvisning kan kun ske til institutter, der er under finansiel regulering. Det dækker danske pengeinstitutter, betalingsinstitutter og e-pengeinstitutter, institutter i EU og EØS, færøske og grønlandske institutter samt visse kreditinstitutter uden for EU og EØS. Er du i tvivl om et konkret institut, kan du slå det op i Finanstilsynets virksomhedsregister, men vær opmærksom på, at registeret ikke er en fuldstændig oversigt over, hvad der kan bruges til NemKonto.

I praksis varierer vilkårene mere, end man skulle tro. Nogle institutter er fleksible over for helt små virksomheder, andre har en fast linje. Spørg dit eget pengeinstitut, før du regner med noget.

Hvad banken beder om, hvad det tager, og hvad det koster

Selve anvisningen af NemKontoen er sjældent det, der trækker tiden ud. Det er oprettelsen af erhvervskontoen, der går forud, og her laver banken en grundig kundekendskabsprocedure, før noget som helst bliver registreret.

Papirerne du bør have klar på forhånd

Regn med at skulle dokumentere tre ting: at virksomheden findes, hvem der ejer den, og hvem der må handle på dens vegne.

I praksis betyder det et aktuelt udskrift fra CVR-registret, stiftelsesdokument og vedtægter, hvis der er tale om et selskab, samt ejerbog eller anden oversigt over ejerkredsen. Dertil kommer legitimation på reelle ejere og tegningsberettigede, typisk pas eller kørekort plus sundhedskort. Har virksomheden flere ejere, skal de som regel alle legitimere sig, og det er ofte dér, ansøgningen går i stå, fordi én person mangler at få uploadet sit pas.

Banken spørger også ind til forretningen: forventet omsætning, hvor pengene kommer fra, om du handler med udlandet, og hvilke lande. Har du svarene klar i forvejen, går det hurtigere. Typisk skal du også have MitID Erhverv på plads, før du kan færdiggøre noget digitalt.

Tidsmæssigt er spændet stort. En digital udbyder kan i nogle tilfælde godkende en simpel enkeltmandsvirksomhed på få dage, mens et traditionelt pengeinstitut ofte bruger et par uger, og længere endnu hvis ejerstrukturen er sammensat eller der er udenlandske ejere ind over.

Prisforskellene mellem udbyderne

Gebyrerne på erhvervskonti ligger ikke tæt på hinanden. Nogle institutter tager et fast månedligt beløb, andre opkræver pr. postering, pr. udenlandsk overførsel eller for at få adgang til netbank og kort.

Derfor giver det mening at sammenligne på det, du faktisk bruger kontoen til, og en gennemgang af firmakonti hos Erhvervskontopris.dk kan bruges som udgangspunkt, inden du kontakter banken. Spørg konkret til oprettelsesgebyr, månedspris og prisen på de overførsler, du laver flest af.

De fælder der forsinker udbetalingerne

Det klassiske problem opstår, når virksomheden skifter bank. Den gamle konto lukkes, den nye er oprettet, og alt ser ud til at være på plads, men ingen har bedt det nye institut om at anvise kontoen som NemKonto. Pengene fra det offentlige har dermed ikke noget sted at lande. Gør anvisningen til et fast punkt i selve bankskiftet, og log bagefter ind i selvbetjeningsløsningen og kontroller, at det er den nye konto, der står registreret. Det tager et minut og sparer en rykkerrunde.

Har virksomheden flere SE- eller P-numre, er billedet lidt mere sammensat. Der kan kun være én NemKonto tilknyttet selve CVR-nummeret, men virksomheder med flere SE- og P-numre kan anvise en NemKonto for hvert enkelt SE- eller P-nummer. Det er praktisk, hvis afdelinger eller aktiviteter skal have udbetalingerne hver for sig, men det kræver også, at nogen holder styr på, hvilken konto der hører til hvilket nummer.

Foreninger bliver ofte overraskede. Er foreningen registreret med et CVR-nummer, skal den også anvise en NemKonto, senest i forbindelse med den første udbetaling fra en offentlig udbetaler. Foreninger uden CVR-nummer er ikke forpligtede.

Elektronisk fakturering påvirkes ikke direkte af NemKonto. Men står der hverken kontonummer eller FI-kreditornummer på e-fakturaen, bliver beløbet overført til virksomhedens NemKonto. Det går sjældent galt, men det kan lande et andet sted, end bogholderiet forventer.

Få NemKontoen anvist

NemKontoen er ikke et produkt, du køber, men en rolle, du tildeler en konto, virksomheden allerede har. Derfor ligger arbejdet et andet sted, end mange regner med: i at få erhvervskontoen oprettet med papirerne i orden, i udtrykkeligt at bede banken om at anvise netop den konto, og i selv at logge ind bagefter og se, at den står der. Det minut sparer dig for de uger, hvor udbetalingerne ikke har noget sted at lande. Hvad der gælder for din egen ejerkreds, dine eventuelle SE-numre og dit gebyrniveau, kan en generel gennemgang som denne ikke afgøre, så lad en revisor eller en erhvervsrådgiver se på det, før du lægger dig fast.